Aan: het college van B&W en de gemeenteraad van de gemeente Noordenveld
Van: het bestuur van de Stichting OostWestKontakten (OWK)
Nietap 26-2-2020

Geachte bestuurders van onze gemeente, Al meer dan 30 jaar houdt OWK zich bezig met de bewustwording bij de bevolking op het gebied van Oost-West -verhoudingen in de gemeente Noordenveld (en voorheen in de gemeente Roden). Wij doen dit op meerdere manieren. (De stedenband met Litomysl is niet onze enige activiteit). Zo hebben wij op verzoek van college en raad 30 jaar geleden de verantwoordelijkheid genomen voor de zinvolle en betekenisvolle invulling van de stedenband met Litomysl. Wij hebben met trots dit deel van de gemeentelijke taak van de bewustwording voor het gemeentebestuur en de bevolking uitgevoerd. De benodigde creativiteit, doorzettingsvermogen, improvisatievermogen en ook eigen financiële inbreng heeft ons bij de vele uitwisselingen gedurende lange tijd veel energie gekost, maar netto energie opgeleverd.

In een aantal emotionele vergaderingen heeft het bestuur van OWK moeten concluderen, dat de desinteresse van het college van B&W heel erg demotiverend heeft gewerkt en dat de subsidiering onvoldoende is voor een zinvolle en betekenisvolle invulling van de stedenband. Los van de moeizame communicatie met het college (waarover later meer) heeft het college aangegeven dat zij alleen bij zeer bijzondere en uitzonderlijke omstandigheden of redenen bereid is om boven de basissubsidie van 2750 euro een extra subsidie te geven voor de uitwisseling van bijvoorbeeld een juniorenteam van een voetbalclub of ander jeugdteam. (Een bus kost ongeveer 3700 euro en we willen ook graag, dat de jeugd met een smalle beurs mee kan). Een jaarlijkse uitwisseling van een wisselende groep mensen is dus bij voorbaat niet mogelijk (immers het is niet uitzonderlijk en bijzonder). De opdracht die wij hebben gekregen om een stedenband te organiseren vóór en dóór burgers is daarmee niet uitvoerbaar. Wij willen geen verantwoordelijkheid dragen voor een stedenband van een aantal bobo’s en bestuursleden van een stichting.

Daarom heeft het bestuur van de Stichting Oost West Kontakten met pijn in het hart moeten besluiten om de geaccepteerde opdracht voor de zinvolle en betekenisvolle invulling van de stedenband terug te moeten geven aan de opdrachtgever, zijnde B&W en gemeenteraad. Wij zullen de geplande uitwisselingen in 2020 nog voor onze verantwoordelijkheid nemen, maar horen graag van u hoe u de verantwoordelijkheid voor deze stedenband wilt terugnemen om het 30 jarig jubileum in 2021 tot een succes te maken. Vanzelfsprekend zijn wij bereid om daarin een adviserende rol te vervullen. De stichting OWK zal blijven bestaan voor andere activiteiten in het kader van de Oost-Westverhoudingen, zoals de aansterkvakantie van de kinderen uit Wit Rusland.
Het bestuur van OWK is bijzonder teleurgesteld in de ongeïnteresseerde en inconsequente handelwijze van het college. Dit is een substantiële reden geweest voor de ervaren negatieve energie.

De onderstaande voorbeelden moeten niet gelezen worden als een volledige lijst.
1.Het college reageert niet op e-mails.
2.Het college reageert ook niet op herhaalde verzoeken om te reageren op eerder verzonden e-mails
3.Het college reageert niet op papieren brieven
4.Het college maakt zelf geen verslag van bestuurlijk overleg en bestuurlijke afspraken en trekt pas na maanden het door ons gemaakte verslag in twijfel.
5. Op deze wijze weet het college zich aan bestuurlijke afspraken te onttrekken, omdat een commissie bezwaar en beroepschriften in zo’n situatie niet het voordeel van de twijfel geeft aan de wel-notulerende instantie. Volgens deze commissie moeten mensen, die bestuurlijk overleg voeren met het college ondubbelzinnig aangeven, dat het college een mondelinge toezegging heeft gedaan, terwijl er geen geluidsopnames zijn en het college ook niet reageert om de aangereikte gespreksverslagen. Over rechtszekerheid van de burger gesproken?
6. Het college geeft al jaren aan de partnergemeente te willen bezoeken, maar is er minimaal 8 jaar niet geweest, ondanks herhaalde verzoeken vanuit bestuurlijk Litomysl.
7. Zelfs een bijzonder eervolle uitnodiging voor de opening van het internationaal hooggewaardeerde Smetanafestival wordt op een zeer laat moment afgezegd. Ook in een situatie, dat de burgemeester om goede redenen is verhinderd, is er altijd nog een eerste , tweede, derde of zelfs vierde locoburgemeester.
8. Op correspondentie van de burgemeester van Litomysl wordt zodanig laat gereageerd, dat deze man ons verzoekt om te onderzoeken of zijn brief überhaupt is aangekomen
9. Het college definieert een uitwisseling tot de beperkte omschrijving van “het ontvangen van een buitenlandse afvaardiging”.
10.Het college laat zonder enige opmerking een uitspraak van de commissie bezwaar en beroepsschriften passeren, waarin wordt gesproken over het in Polen liggende Litomysl. Ogenschijnlijk misschien een detail, maar wel een volstrekt onbegrijpelijk en onverteerbaar detail.

Deze niet volledige lijst van teleurstellende ervaringen met onze opdrachtgever heeft ons helaas moeten doen besluiten om de opdracht voor de invulling van de stedenband met Litomysl terug te moeten geven aan het Dagelijks Bestuur van onze gemeente, zijnde het college van B&W. Wij hebben er vertrouwen in dat het college in samenwerking met haar ambtenaren een mooi jubileumjaar zal organiseren voor de burgers van Noordenveld en Litomysl en dat zij in staat is voor 2750 euro ook in de toekomst een zinvolle en betekenisvolle stedenband in stand te houden.

Hoogachtend
Dhr. G.Wolters Voorzitter OWK Mevr. J.Pleizier Secretaris OWK